Regio Amersfoort/Soest (regio Eemland)

De regionale klachten- en geschillencommissies bestaan uit drie leden: een voorzitter en twee leden. Voor regio Eemland komt één lid van Hestia in Amersfoort. Het andere lid komt van Vereniging Huurders Overleg Soest (VHOS) uit Soest. De voorzitter is het derde onafhankelijke lid en is onpartijdig. Het bestuur van Portaal kiest de voorzitter. De twee leden adviseren hierbij het bestuur.

De regionale klachten- en geschillencommissie noemen we in het kort klachtencommissie. Een klacht voor de klachtencommissie kunt u sturen naar de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie:
Ambtelijk secretaris klachtencommissie Portaal Eemland.
E-mail: kceemland@portaal.nl

De klachtencommissie bekijkt eerst of ze uw klacht behandelen. Met andere woorden of uw klacht ontvankelijk is. U kunt namelijk niet met al uw klachten bij de klachtencommissie terecht. Klachten die de commissie niet in behandeling neemt, zijn onder andere:

• Klachten waarover Portaal nog geen definitief standpunt heeft ingenomen.
• Klachten die meteen bij de klachtencommissie terechtkomen, zonder dat Portaal ze eerst behandelt. Er moet sprake zijn van een geschil, dat wil zeggen dat het gaat om een ‘klacht over een klacht’.
• Zaken die de Huurcommissie behandelt. Bijvoorbeeld een bezwaar tegen de puntentelling, de huurverhoging of de servicekosten. In die gevallen doet de Huurcommissie een bindende uitspraak.
• Zaken die de rechter al behandelt.
• Zaken die discriminerend van aard zijn.
• Zaken die geen betrekking hebben op uw woonsituatie.

De klachtencommissie bevestigt de ontvangst van uw klacht binnen veertien dagen. En laat u weten of ze uw klacht behandelen (de klacht ontvankelijk is). Ook vertelt de klachtencommissie u meer over de te volgen procedure.

Binnen vier weken nadat de klachtencommissie uw klacht heeft ontvangen, nodigt de klachtencommissie u uit voor een gesprek. Twee weken voor dit gesprek krijgt u van de klachtencommissie een brief met de uitnodiging. Als u dat wilt, mag u getuigen of deskundigen meenemen. Ook Portaal is bij het gesprek aanwezig en vertelt haar verhaal. Zo luistert de klachtencommissie naar beiden kanten (hoor en wederhoor). De klachtencommissie zorgt er altijd voor dat uw klacht eerlijk wordt beoordeeld.

Nadat uw klacht is behandeld, geeft de klachtencommissie advies aan het bestuur van Portaal. Het bestuur van Portaal kan dit advies alleen met goede redenen afwijzen. Ze moeten dan goede redenen aangeven. Binnen vier weken na uw gesprek, ontvangt u vanuit Portaal een brief. Hierin leest u wat het besluit van het bestuur is en hoe de klacht is afgehandeld.

Als uw zaak dringend is, kunt u om een spoedbehandeling vragen. De klachtencommissie geeft dan zo snel mogelijk, samen met u, advies. Daarna beslist het bestuur van Portaal ook zo snel mogelijk.

Voor de klachtencommissie is een reglement opgesteld. Hierin is gedetailleerd vastgelegd hoe de klachtencommissie te werk moet gaan om uw zaak te behandelen. Naast de verplichtingen van Portaal staan hierin ook uw rechten en plichten vermeld.